一、提高对督查督办工作的认识

市、区（县）信访部门虽不是处理信访问题的直接责任单位，但是，根据《信访条例》规定，承担着督促督办的责任。《条例》赋予信访机构督查、督办权以及相应的责任追究建议权。信访事项，能否得到依法及时处理，做好督查督办工作，至关重要。《条例》第五条、第六条、第八条、第三十六条、三十七条、三十八条、三十九条分别对督查、督办工作做了明确的规定，并将这项工作法定化、具体化、责任化。因此，督查督办的工作任务要从促进信访问题有效解决入手，建立健全督查督办机制，把信访工作重点逐步转到督办应该解决的问题上来。

二、规范工作

信访督查督办件立案后，要坚持一套严格地程序，即：

1、登记。上级部门、领导批转、交办的信件必须进行登记、编号。

2、立案。立案，是指将重要信访问题立为专案，准备查处。

从案件来源看，需要立案的信访问题主要有四个方面：一是各级领导批办的信访问题；二是上级机关交办的信访问题；三是直接受理需要立案的重要信访问题；四是兄弟省、市转办的信访问题。从内容上看，主要有这样一些方面：一是带有政策性、倾向性、普遍性并需要调查研究的典型案件；二是有实用价值的建议；三是政策上没有明确规定，需要调查研究提出妥善处置意见的问题；四是涉及几个部门或单位意见不一致，需要指定单位牵头协调处理的问题；五是按有关政策规定应当解决且有条件解决，而有关部门或单位长期推、拖、顶着不予落实的案件；六是信访者对处理不服，有必要复查和复核的案件；七是突发并依法需要及时采取措施的问题等等。

3、拟办。由经办人提出拟办意见，填写立案报告单或请示单，呈送单位负责人审核决定。

4、交办。由承办人根据领导的指示意见拟文、发函并限时转交承办单位办理。

5、督查督办。根据领导的意见或案情的轻重，采取一定方式在《条例》规定的期限内进行监督办理。

6、报告。即结案报告，督办和报告是两个密切联系的环节，为了以备今后查阅，信访问题一律采取书面报告形式，并且是一事（案）一报。

7、审核。是信访问题交转单位对承办单位上报处理结果进行的审查与核实。这是信访行为管理程序的主要环节。如果对信访问题的处理报告不进行审核，满足于处置单位的直接报告，就有可能造成信访行为管理失误和官僚现象的产生。因此，审核不但要对报告的文字、材料进行审查，更主要核查承办单位处理手续是否完备，政策、法规运用是否充分，结论是否正确全面，是否按照时限要求，签字盖章是否完备等，并按照《条例》规定，积极制订进行复核制度等，进一步规范督查工作。

8、归档。归档，是对资料和信访行为管理经验总结的储存，以备后继信访行为管理之考查。它是信访行为管理的最后环节。归档是信访问题交转和承办单位双方的共同任务，交办单位和承办单位都有归档的任务。但归档还必须对信访材料进行价值鉴别。重点案件要每案一档。一般信访事项即可采取一案一卡等形式“集体入档”。因此，任何信访行为的处置都应记载，都必须注重最后这个环节。

三、严格遵守法定时限性

《条例》第三十三条中明确规定信访事项应当从受理之日起60日内办结；适当延期不得超过30日，并且要说明理由。这是法定时限，必须严格遵守。

同时，在接受交办案件时，须向交办的上级部门反馈回执单，一般电传即可，以备查，是否按法定时效结案。

四、用好《条例》赋予的三项权利，确保信访督查工作按照《条例》规范性的要求有条不紊地高效运转。

充分履行督查督办三项建议权（即改进建议权、完善政策和解决问题、向有关行政机关提出给予行政处分的建议），是新《条例》赋予信访督查督办工作的权利，充分运用和履行三项权利是完成督查督办工作的保证，从而杜绝在受理信访问题上的推、拖、敷衍行为。同时，提高督查督办权威。